LECTURA RECOMENDADA: "El arte de presentar"

Gonzalo Álvarez Marañón es un escritor y conferenciante que ayuda a las personas a comunicar y crear presentaciones de alta calidad. Desde el año 2008 edita el blog www.elartedepresentar.com y en 2012 publicó el libro que recomendamos, "El Arte de Presentar".

¿Cuál es el motivo por el que has escrito este libro?

En mi opinión, una buena presentación se apoya sobre tres pilares: un contenido que aporte valor, un diseño claro y una exposición convincente.

Todos los libros publicados, al menos en español, trataban solamente la exposición oral, algunos se metían en la organización del contenido, pero ninguno, absolutamente cero, abordaban el diseño. De manera que decidí llenar ese hueco en las estanterías sobre comunicación con un libro que explicase cómo planificar, estructurar, diseñar y exponer presentaciones.

¿Sobre qué aspectos podemos aprender quienes leamos esta obra?

Sobre los cuatro aspectos a los que hace referencia el subtítulo:

1) a planificar, porque para hablar bien en público, antes hay que pensar bien en privado: qué necesita la audiencia, qué debería hacer la audiencia tras la presentación, cuál es el mensaje clave.

2) a seleccionar tus ideas para conseguir el equilibrio entre razón y emoción y a ordenarlas de manera persuasiva.

3) a comunicar visualmente, creando diapositivas que informen e iluminen, en lugar de ser un impacto para la comunicación.

4) a comunicar con todo tu ser, armonizando tus mensajes verbales y no verbales, para captar la atención, crear interés y transmitir seguridad y confianza.

¿Se puede aprender a comunicar correctamente leyendo un libro?

Es como querer aprender a esquiar leyendo un libro. El libro aporta pautas, ideas, guiones, pero la práctica lo es todo. Si no sabes qué practicar, no progresarás. Pero si lo sabes y no lo practicas, tampoco. El libro es un punto de partida necesario, pero el viaje lo recorre el lector con su práctica diaria.

¿Qué caracteriza a los grandes comunicadores?

Son buenas personas. No concibo a un gran comunicador que no desee con su mensaje mejorar la vida de su audiencia.

¿Se comunica correctamente en la empresa española o crees que se pueden mejorar los métodos que usamos habitualmente?

Todo es mejorable, por supuesto. Se habla mucho y se escucha poco. Así no hay comunicación posible.

La comunicación parte de la necesidad del otro. Si ignoro las necesidades de mis interlocutores, ellos ignorarán mi mensaje. Tendemos a centrar la comunicación en nosotros mismos: mi empresa, mi proyecto, mi producto, mi servicio, mi persona, yo, yo, yo, … La audiencia no quiere que le hable de mí, quiere que le hable de ella. Espera recibir alguna pista sobre cómo mejorar su situación: alcanzar o acercarse a algún objetivo o bien resolver o aliviar un problema. Pero si desconozco lo que le preocupa a mi audiencia, ¿cómo voy a captar su atención? Si no se ven reflejados en mi discurso, ¿por qué habrían de escucharme?

Este asunto es para mí el elemento central en comunicación y el más olvidado.

¿Tienen los empresarios y directivos de las empresas españolas los conocimientos para trasmitir correctamente la marca y los resultados de sus compañías?

Nos falta capacidad de síntesis para eliminar de nuestro mensaje todo aquello que solo nos interesa a nosotros y a nadie más. Por eso nos vendría bien aprender a contar historias. Las historias humanizan los datos.

Este tipo de profesional tiende a hacer unas presentaciones periódicas, en las que siempre repite el mismo mensaje de “vamos bien, pero hay que trabajar más” o “vamos mal y hay que trabajar más”. Todo ello lo fundamenta en datos, indicadores que muestran cómo marcha la empresa.

El problema es que suelen quedarse ahí, en el plano de la abstracción. Esa es una de las razones por las que no se los percibe como cercanos. Cuando trabajo con ellos, los animo a que, si dan estadísticas puras y duras, traten de encontrar la historia que hay detrás de cada estadística. Si se hacen 35 contratos al mes con clientes, son 35 historias que se pueden contar. Selecciona la más representativa para ilustrar emocionalmente un mensaje. De esta manera se humaniza el mensaje.

¿Se puede transmitir vía videoconferencia de igual manera que en una reunión presencial?

Obviamente, no. Son medios distintos, a pesar de una engañosa semejanza. El vídeo termina estresando, el audio reduce la comunicación no verbal, el chat es fuente de malentendidos y de ideas expresadas a medias y mal comprendidas. Es una forma de comunicación limitada, pero, eso sí, de gran potencial si sabemos adaptarnos y sacar el máximo partido.

Cada vez son más habituales y casi imprescindibles las herramientas multimedia como apoyo a las presentaciones empresariales, ¿crees que son realmente tan importantes o en algunas ocasiones podríamos prescindir de ellas para evitar distracciones?

Depende del contexto. En mi opinión, una diapositiva debería incluirse para ilustrar un concepto o idea cuando las palabras no alcanzan a expresarlo, pero existe una foto, un vídeo, un diagrama o un gráfico de datos que lo plasman perfectamente. Y el resto del tiempo, no hacen falta. Lo que ha demostrado su ineficacia es acompañar el discurso con diapositivas con el mismo texto que está contando el ponente. En esos momentos, si el mensaje se entiende sin imágenes, solo verbalmente, no hace falta apoyo multimedia porque distrae.

¿PowerPoint? Sí, pero como herramienta de amplificación de tu mensaje, no como muleta para que no te lo tengas que saber.

Un consejo para quien quiera aprender a hablar en público.

Grábate en vídeo. No conozco mejor coach de presentaciones que una cámara de vídeo. Si posees la firme determinación de mejorar y la fuerza de voluntad para dedicarle a este ejercicio varios minutos diarios durante varios años, te convertirás en maestro del arte de presentar. Igual que el músico o el deportista practica, tú tienes que practicar tus presentaciones. Tienes que ensayar.