Cómo redactar una convocatoria de prensa

Aunque no sea una acción habitual en las pymes, en alguna ocasión puedes verte obligado a convocar a los medios para que asistan a un acto de la compañía o para informarles de alguna información relevante. No renuncies al envío de estas comunicaciones porque son, sin duda una buena opción para llegar a los medios de una forma profesional y barata, pero asesórate antes y hazlo de manera eficaz. De otra manera, perderás el tiempo y perjudicarás la imagen de la empresa.

¿Qué es una convocatoria de prensa?

Antes de comenzar debes saber que la convocatoria de prensa es la invitación que se envía a los medios de comunicación para informarles de la celebración de una rueda de prensa o un acto de nuestra empresa.

El principal objetivo que debes marcarte es atraer la atención de los medios y conseguir su asistencia. Para ello debes utilizar un estilo de redacción claro y conciso, huyendo de tecnicismos y jerga propia del sector en el que se desarrolla tu actividad. No confundas la convocatoria con la nota de prensa. Ésta se envía una vez se ha desarrollado el acto y es mucho más extensa y detallada.

La mayor dificultad

Antes de empezar a redactar, párate y piensa si la información que tienes que dar a los periodistas es tan interesante como para que pierdan un par de horas de su mañana. Si la ciudad en la que vas a convocar es Madrid, Barcelona, u otra gran ciudad en la que diariamente hay decenas de eventos empresariales, la dificultad aumenta y te costará mucho más conseguir que un medio general acuda a tu convocatoria si no aportas contenidos interesantes. Esa va a ser tu mayor dificultad, hacer que los medios de comunicación te hagan caso.

Algunos consejos para la redacción de la convocatoria de prensa:

1.    CONVOCATORIA DE PRENSA. Indica claramente con estas tres palabras bien visibles que se trata de una convocatoria de prensa.

2.       Título y texto explicativo. Explica claramente y en pocas palabras el motivo de convocatoria, es decir, responde en un solo párrafo a las preguntas las 5 Ws de Laswell: Who? – ¿Quién?, What? – ¿Qué?, When? – ¿Cuándo?, Where? – ¿Dónde?, Why? – ¿Por qué?

3.       Quién convoca. Indica el nombre de la empresa y añade el logotipo.

4.       Intervinientes. Añade el nombre y cargo de la persona o personas que intervendrán. Si lo prefieres, también puedes añadir una breve bio.

5.       Tema. Incluye una breve reseña explicando en qué consistirá el acto.

6.       Lugar, fecha y hora. Si el sitio es poco conocido, incluye cómo llegar.

7.       Contacto de prensa. Añade el contacto de la persona responsable de comunicación para solucionar posibles dudas o peticiones.

8.       Confirmación de asistencia. Como previsión a la hora de organizar el acto, será importante saber quiénes asistirán, así que incluye un correo electrónico y un teléfono donde los periodistas puedan confirmar asistencia. Así evitarás problemas de espacio.