Aunque no sea una acción habitual en las pymes, en alguna ocasión puedes verte obligado a convocar a los medios para que asistan a un acto de la compañía o para informarles de alguna información relevante. No renuncies al envío de estas comunicaciones porque son, sin duda una buena opción para llegar a los medios de una forma profesional y barata, pero asesórate antes y hazlo de manera eficaz. De otra manera, perderás el tiempo y perjudicarás la imagen de la empresa.
Antes de comenzar debes saber que la convocatoria de prensa es la invitación que se envía a los medios de comunicación para informarles de la celebración de una rueda de prensa o un acto de nuestra empresa.
El principal objetivo que debes marcarte es atraer la atención de los medios y conseguir su asistencia. Para ello debes utilizar un estilo de redacción claro y conciso, huyendo de tecnicismos y jerga propia del sector en el que se desarrolla tu actividad. No confundas la convocatoria con la nota de prensa. Ésta se envía una vez se ha desarrollado el acto y es mucho más extensa y detallada.
Antes de empezar a redactar, párate y piensa si la información que tienes que dar a los periodistas es tan interesante como para que pierdan un par de horas de su mañana. Si la ciudad en la que vas a convocar es Madrid, Barcelona, u otra gran ciudad en la que diariamente hay decenas de eventos empresariales, la dificultad aumenta y te costará mucho más conseguir que un medio general acuda a tu convocatoria si no aportas contenidos interesantes. Esa va a ser tu mayor dificultad, hacer que los medios de comunicación te hagan caso.
1. CONVOCATORIA DE PRENSA. Indica claramente con estas tres palabras bien visibles que se trata de una convocatoria de prensa.
2. Título y texto explicativo. Explica claramente y en pocas palabras el motivo de convocatoria, es decir, responde en un solo párrafo a las preguntas las 5 Ws de Laswell: Who? – ¿Quién?, What? – ¿Qué?, When? – ¿Cuándo?, Where? – ¿Dónde?, Why? – ¿Por qué?
3. Quién convoca. Indica el nombre de la empresa y añade el logotipo.
4. Intervinientes. Añade el nombre y cargo de la persona o personas que intervendrán. Si lo prefieres, también puedes añadir una breve bio.
5. Tema. Incluye una breve reseña explicando en qué consistirá el acto.
6. Lugar, fecha y hora. Si el sitio es poco conocido, incluye cómo llegar.
7. Contacto de prensa. Añade el contacto de la persona responsable de comunicación para solucionar posibles dudas o peticiones.
8. Confirmación de asistencia. Como previsión a la hora de organizar el acto, será importante saber quiénes asistirán, así que incluye un correo electrónico y un teléfono donde los periodistas puedan confirmar asistencia. Así evitarás problemas de espacio.
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