Cómo organizar una rueda de prensa

15 Octubre 2019

La logística de una convocatoria de prensa puede resultar bastante laboriosa porque, en definitiva, estamos organizando un acto de empresa. Además, la comunicación no termina cuando se celebra el acto en sí, sino que pasado este, deberás hacer el seguimiento de apariciones, entrevistas y reportajes.

Estos son los pasos que debes seguir para la organización de una rueda de prensa:

 

1. Decide el tema de la convocatoria de prensa

Un solo tema a comunicar y de relevancia, esa es la base para que los periodistas se interesen por tu convocatoria. No aproveches la asistencia de la prensa para hablarles de todo un poco, cíñete a un solo tema.

2. Elige a quién la envías

No hagas un envío masivo y selecciona detenidamente el listado de medios que están especializados en tu sector. Lo primero que tienes que hacer es configurar una base de datos de periodistas con los correos, teléfonos, secciones y medios para poder usarlos en función de tus necesidades.

Elige bien la fecha, hora y lugar. Ten en cuenta que no vale cualquier fecha ni lugar, y que hay unas horas más propicias para que los periodistas puedan asistir. Por lo general, se recomienda convocar a media mañana (entre las 9:30 y las 11:30 es la franja óptima) y a ser posible a mitad de semana, pero lo más importante es no coincidir con otra convocatoria de la competencia o con otro evento importante de tu ciudad que pueda eclipsarte.

Aunque creas que en esas fechas pueden ser poco apropiadas para actos empresariales, los meses de verano, Navidades y Semana Santa pueden constituir una buena oportunidad para ganar convocatoria.

3. Cuándo enviar la convocatoria

Puedes mandar la convocatoria a los periodistas una semana antes del evento y, si lo crees conveniente, un recordatorio el día de antes para quienes no te hayan confirmado. Ten en cuenta que normalmente la agenda de los periodistas es muy completa y generalmente no cierran sus compromisos hasta el día antes o incluso la propia mañana.

4. Organiza entrevistas

Una vez hecha la presentación, puedes organizar reuniones con algunos de los periodistas para ampliar la información y obtener una visión más cercana de los representantes de la empresa.

5. Reserva y acota una zona para prensa

Revisa la zona de la convocatoria de prensa una hora antes y, si es posible, delimita el espacio para que los medios gráficos puedan tomar imágenes cómodamente.

6. Cuida la imagen

Ubica a los portavoces de la empresa en un lugar de fácil visibilidad para todos los asistentes y no olvides utilizar el logotipo y los demás elementos de la imagen corporativa de la empresa.

7. Recibe a los periodistas

En la puerta debe haber algún representante de la empresa recibiendo a los periodistas, acreditándoles, ofreciéndoles un dossier con material complementario e indicándoles su ubicación.

8. Sé puntual

Intenta iniciar el acto a la hora prevista. Los retrasos suelen molestar a los periodistas porque normalmente tienen una agenda bastante apretada y no suelen estar dispuestos a perder el tiempo.

9. Presentación concreta

Intenta que la presentación sea breve y permite que, al final de esta, los periodistas tengan la oportunidad de preguntar dudas.

10. Equipo

Se trate de un acto pequeño o una multitudinaria rueda de prensa, necesitarás un equipo mínimo para poder desarrollar la presentación sin sorpresas incómodas. Busca un equipo de sonido con micrófonos y altavoces, compruébalo antes del acto y asegúrate de que todos los asistentes pueden escuchar bien. Por lo general, necesitarás también un proyector o una pantalla para tu presentación y los videos preparados al efecto. Asegúrate, además, de contar con una buena señal de móvil y acceso a una conexión wifi.

11. Agradece la asistencia

Es un buen detalle enviar un mail de agradecimiento a todos aquellos que hayan dedicado su tiempo a cubrir tu evento.

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