Cómo actuar correctamente en una reunión de trabajo

18 Octubre 2018

Te damos 10 recomendaciones a tener en cuenta para actuar correctamente en una reunión de trabajo

Seguro que has acudido alguna vez a una reunión de trabajo e incluso puede que sea una práctica habitual en tu día a día. Actualmente son muchas las empresas que sufren el síndrome de la “reunionitis”, el exceso de reuniones superfluas que solo llevan a la pérdida de tiempo y dinero. Y teniendo en cuenta que el tiempo de las personas es el recurso más valioso de una empresa, el objetivo es evitarlas. Esto no quiere decir que eliminar todas las reuniones sea la mejor solución, porque en la mayoría de los casos constituyen un punto de encuentro muy útil para tomar decisiones, solucionar conflictos o llegar a acuerdos, así que si eres convocado a una de ellas, ya sea efectiva o no, aprovéchala y actúa correctamente. Si sigues los consejos que te ofrecemos a continuación para comportarte correctamente en una reunión de trabajo, además de sacar el máximo provecho obtendrás el reconocimiento de los demás asistentes.

 

1.       Sé puntual

La educación nunca está de más y la puntualidad es una de las actitudes humanas que es bien recibida en cualquier ámbito de nuestra vida, tanto en el social como en el profesional. Es un signo de cortesía y de respeto hacia aquellos con los que nos reunimos porque, cuando todo el mundo llega a tiempo a una reunión, ésta puede comenzar en su plena capacidad y nadie pierde el tiempo esperando al rezagado.

Cuidado, porque cuando los demás nos consideran alguien impuntual y desconsiderado con el tiempo de los demás, terminan perdiendo la confianza en nosotros. Como dice el refrán: “En la mucha confianza, hay el peligro de la tardanza”.

 

 

2.       Saluda y preséntate si no conoces a todos los asistentes

Entra con tranquilidad y no te abalances sobre la silla. Déjate ver y haz saber a los asistentes cuando entras y sales de la sala. Al llegar, saluda y esfuérzate por relacionarte con las personas a las que no conoces. Lo ideal es que haya una tercera persona que haga de presentador, pero si no la hay, preséntate tú mismo indicando nombre completo y tu cargo dentro de la empresa.

 

3.       Elige bien dónde te sientas

El tipo de mesa donde nos ubicamos y los lugares que ocupa cada persona en una sala tienen un significado. Presta atención al lugar que escoges para sentarte y si los sitios no están previamente establecidos, elige en un lugar donde puedas ver a todos los asistentes, preferiblemente en el medio de la mesa, y no en los lados. 

 

4.       Cuida el lenguaje corporal

Ten en cuenta que tu comunicación no verbal es más poderosa que el propio significado de tus palabras y sigue comunicando incluso en los momentos en los que no hablas. Utiliza gestos y posturas adecuados para transmitir una imagen positiva al resto de los participantes: mira a tus interlocutores directamente a los ojos, inclínate ligeramente hacia delante cuando intervengan los demás para transmitir interés, coloca tus manos sobre la mesa y ordena los papeles con los que estás trabajando. Siéntate correctamente, no tengas miedo a estar cómodo, mantén una postura abierta y no crees barreras. No cruces los brazos, descansa el peso de tus hombros y permanece erguido. Eso dará una buena imagen de ti.

 

5.       Lleva un vestuario adecuado

Cuando tienes una reunión importante, aunque sea solo con personas de tu empresa, debes dar importancia a tu imagen física. La clave está en no parecer excesivamente casual ni demasiado arreglado para el día a día. En todas las empresas existe un código interno, normalmente no escrito, en el que se establecen las normas de indumentaria, así que ten en cuenta qué llevarán los otros participantes. Si es un encuentro informal no estará bien visto que acudas con un traje.

Algunos grandes emprendedores han encontrado la solución a esta preocupación diaria vistiendo siempre de la misma manera, con las mismas prendas. Es el caso de Mark Zuckerberg, el creador de Facebook, quien viste siempre de la misma manera: unos vaqueros Levis, una camiseta gris y una sudadera negra con capucha. Así lo hacía también Einstein, quien tenía un montón de trajes en tonos grises. De esta manera, basando su vestuario en la simplicidad, ambos encontraron la fórmula para no perder el tiempo eligiendo la vestimenta cada día.

 

6.       Mantén un clima positivo

Aunque cualquier reunión de trabajo debería ser un encuentro para el intercambio de información u opiniones, puede convertirse en un campo de batalla. Puedes encontrarte en situaciones de enfrentamientos dialécticos, pero evita que se desarrollen en un clima de hostilidad. No pierdas la compostura, sonríe, asiente con la cabeza y apoya tus mensajes con un lenguaje corporal pausado. Utiliza tus habilidades de negociación, el objetivo final debe ser llegar a un entendimiento.

 

7.       Practica la escucha activa

Durante la reunión, concéntrate y pon tu mirada en la persona que está hablando, no mires alrededor de la sala ni tomes demasiadas notas. Eleva tu cabeza y haz saber a esa persona que le estás escuchando y que te interesa lo que dice. Evita establecer conversaciones paralelas o aprovechar el tiempo de la reunión para avanzar en otras tareas que tengas pendientes como revisar los correos en el móvil o navegar por internet. Además de una falta de consideración, puedes perder información importante.

 

8.       Respeta los tiempos

Respeta el orden del día previsto para la reunión y no trates de cambiarlo. Si fuera necesario hacer más hincapié en algún aspecto que se ha pasado por alto, espera a que terminen de tratar ese tema y sugiere una especial atención sobre la idea que te interesa destacar.

 

9.       Exprésate con propiedad

Cuando llegue tu turno de palabra tendrás la oportunidad de explicar lo que piensas y de dejar huella, así que habla en tono positivo, expón tus motivos de forma clara y precisa utilizando el tono de voz adecuado. No alargues tu intervención, los detalles insignificantes solo consiguen distraer.

Es tan importante lo que dices como la forma de decirlo. Mira a los ojos de las personas con las que hablas, utiliza gestos pausados que transmitan serenidad, sonríe, haz pausas y varía el tono de voz según el mensaje que estés transmitiendo para mantener despierto el interés del resto de personas.

 

10.   Si tienes que ausentarte, justifícate

Aunque pienses que la reunión es totalmente improductiva y estás perdiendo el tiempo, no huyas de ella a no ser que tengas un motivo justificado. Si no tienes más remedio que ausentarte antes de que termine, justifícate previamente y explica los motivos de tu marcha al resto de los asistentes.

123emprende

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